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陈静:Access在日常工作中有什么应用?

时间:2020-11-08 23:35人气:来源: 未知

陈静:Access在日常工作中有什么应用?

  有什么通过Access极大提高效率的工作场景,举例介绍使用方法

  Access是工作组级(5-10人左右)和团队级(10-50人左右)数据库问题的最佳解决方案。我翻译了一篇文章,企业数据库全局战略中的Access(翻译) | Jasoftiger's Access Blog 你可以参考。

  感谢邀请,一时没有太多的时间写专门的回复,这里贴上我写的一本以Excel视角快速学习Access的书《表哥的Access入门》的前言在这里吧,希望对你有些帮助。如果本文激发了你的兴趣,可以继续阅读本人关于Excel和Acces的所有电子书作品:百度阅读搜索_林书明

  当你在商场或超市结账时,是否注意过收银员面前那个小小显示器上的软件?收银员利用这个软件,结合扫描设备,就可以完成扫描商品、记录销售金额、扣减库存、查看历史记录甚至退换货等操作,我们可以把这个软件叫作”一个卖货的软件”,如果用专业一点儿的术语来说,这其实是一个典型的”商品进销存软件”。

  你可能会想,进销存软件,如此高大上的名字,不是企业里面用的吗?与我们的生活有什么关系?是的,进销存软件确实是企业里最常用的软件之一,但是,如果我告诉你,我们的生活时时刻刻都离不开类似软件,你还觉得这与你的生活无关吗?

  进销存软件的本质上是数据记录和处理软件,在智能设备越来越普及的今天,其实各种智能设备无时无刻不在记录和处理关于你的数据,有时你甚至意识不到。你在计算机上的每一次网购操作,就连你的手机,可能每天都在偷偷地监视着你的行踪,记录着你每一笔移动钱包上的消费,保存的你着每一句聊天记录,并有可能偷偷上传到云端服务器,记录在数据库里。记得有人说过:”互联时代无隐私”,一点也不夸张!

  在数据库无处不在、数据库思维无处不在的今天,不主动了解一点数据库知识,真的有点OUT了。特别是对于已经熟悉Excel的我们,学习点数据库知识,不但可以帮助我们理解这个数字时代的世界,而且还能提高我们的工作效率。

  回到前面超市收银台的场景,如果我告诉你,利用微软Office中的Access软件也能制作出功能类似的软件,并且,更为神奇的是,仅靠Access软件,你几乎不用编写一句程序代码,让普通Office用户的你也能过上一把软件设计的瘾,会不会感到有些惊讶?

  Access作为微软Office组件之一,在众多领域中发挥着作用:利用Access构建中小型企业的生产、计划、库存、销售、人事管理、培训等数据库管理系统,以及用Access建立大公司的”部门级”应用等。不仅如此,Access还是一款极具效力的个人生产力提升工具,在很多Excel难以施展其能力的场所,也能轻松应对。

  一提到数据库,有些人(特别是对数据库一知半解的人)动不动就拿Oracle、SQL Server等大型数据库系统说事儿,在这里我告诉大家,如果你想学习数据库知识,Access绝对是一款最好的入门工具,理由不用多,单单Access的易获得性、易安装性以及普及性就足够了。Access作为一款易学易用,功能灵活的小型桌面数据库软件,其能力主要体现在以下两方面:

  1.简单的操作,强大的功能

  Access具有可视化的使用界面,这一点在所有的数据库软件里面是领先的。给人印象尤其深刻的是其可视化查询设计界面,至今无人能出其右,本书中会重点介绍这方面知识。

  关于Access的功能,由于这本书是写给Excel用户用作Access入门的,很多地方会以Excel作为Access的参照物进行对比。我们知道,同为Office组件之一的Excel具有灵活的数据处理和分析能力,然而,其能力是有局限的,比如,当涉及两个数据表之间的“关联“操作时,再比如两个表格之间的“一对多查找”、两个表格之间的“同步修改删除”操作,Excel几乎无能为力,而在Access中,这些都能以其内置功能轻松解决,非常容易。

  利用Access中强大的查询功能,我们可以容易地进行各类统计分析操作、方便地组合多个相关的数据表格,实现灵活的表间操作。此外,在处理数据的数量方面,相对于Excel,Access在分析处理上万条记录、十几万条记录及以上的数据时,速度相当快捷且容易操作,极大地提升了部门的工作效率。

  在数据处理自动化方面,Excel往往需要编写VBA程序代码来实现,而在Access中,利用其自带的“宏”功能,我们几乎可以抛弃VBA,以鼠标拖拽的方式,把Access中一个个基础的操作像搭积木一样按照自定义的顺序排列起来,形成连续、定制化地逻辑,轻松完成数据处理的自动化操作,大大降低了用户学习Access的难度。

  2.Access可以用来开发软件

  开发软件向来被人们认为是一个高智商的活动,对于没有接受过编程训练的人来说,学习编写程序代码不亚于学习火星文,而Access对这一切有所改变。

  Access可以用来开发各种数据库相关的软件,比如生产管理、销售管理、库存管理等各类企业管理等软件。利用Access,我们可以轻松地建立数据之间的关系,并且在不写程序代码的情况下,模拟真实的商业活动的业务逻辑,设计出功能完善的软件界面。此外,我们还可以通过Access的“报表“功能,设计出符合用户需求的各种格式的报告,满足软件用户的个性化需求。通过本书的学习,你会发现,Access作为一款数据库应用“傻瓜”软件,即使是非计算机专业人员,也能学会。

  Access软件满足了那些从事企业管理工作的人员的需要,让他们不再需要学习那些高大上的编程语言就能开发出实现自己管理思想的软件,让他们借助用软件来规范企业的业务规则,推行其管理理念,实现先进管理思想的真正”落地“。在这个意义上,Access帮助非计算机专业的管理人员实现了开发软件的“梦想”,能够把自己变成“懂管理会编程”的复合型人才。

  很多管理人员都有自己的绝妙想法和创意,他们也能很清晰地把这些想法和创意用文字表达出来,但却因为这些想法和创意需要一些计算机知识去实现,因此经常感觉束手无策。或者,不得不等待"永远很忙"的信息技术(IT)部门的支援,以至于好的想法和创意长时间无法变为现实。因此,如果我们能够花一些时间,学习一些Access知识,依靠自己的力量编写一个体现自己独特管理思想的软件,把这些创想变成现实,岂不快哉!

  读到这里,你可能会产生这样的疑问:既然Access如此闪亮,那为什么用户普及率远远不如Excel呢?我想,造成这种现状,主要有以下原因。

  1.“自由”软件与“强规则”软件

  与Access对用户的要求相比,Excel几乎是一种“自由”软件,对用户的操作行为几乎没有任何约束,用户可以在Excel单元格里输入任何内容,比如,文本、数字、日期等,甚至,如果你愿意,可以在Excel单元格中输入一整篇文章!

  Access,却是一种“强规则”软件,用户在使用Access之前,必须了解一些必须遵守的“规则”。否则你会处处碰壁。比如,在Access数据表中,如果某一列中规定了只能输入日期,那么则绝对不会接受日期以外的其他内容。否则,Access会以报错的方式表示抗议;再如,如果规定表格中的某一列不能有重复内容出现,你就必须遵守这个规则,除非你事先改变了规则。

  这些严格的“规则”,似乎让Access变得“高傲”,不像Excel,几乎任何人都可以“调戏”它一下,在Excel工作表中随便输入点什么,然后再画个边框,就能作出一点儿看似有用的东西来;然而对于Access,如果你不懂它的规则,甚至连一个字符都不让你输入。但是,一旦你了解了Access中那些并不算多的几个“规则”,它就会变得服服帖帖、老老实实地听你指挥。在使用Access提升我们的工作效率之前,必须了解一些Access的规则。

  民间有句俗话,叫作“没有规矩,不成方圆”,正是Access中的各种”规则“避免了将来数据处理活动中的各种“意外”的发生。君不见,在Excel中,由于用户对从一开始对数据组织的不规范,造成Excel报告难以理解,难以维护,难以扩展的例子比比皆是!

  2.当前的Access培训存在问题

  如果你恰巧是在大一点的书店翻阅本书,那么,请你随便翻阅几本国内作者出版的关于Access的书籍,你会发现,这些书籍基本遵循一个套路,那就是如何建立数据表、建立查询、设计窗体和制作报表。这个逻辑本身并说不上什么错误,然而,作为一个Access培训资料,只让读者知其然,而不知其所以然;只介绍了Access的操作,却没有介绍这些操作背后隐藏的逻辑,这是不对的。按照这种教材学习,充其量也只能成为Access操作工,而不能成为潜在的数据库管理软件的设计者。

  对于当前Access的培训机构,基本也存在着同样的问题,很多培训师只是按照培训材料上的操作步骤,告诉学员先点击什么,后点击什么,经常把Access的核心内容淹没在琐碎的操作细节之中,让学员感到茫然,难以抓住培训的重点。

  本书的特点

  这本书将竭力避免当前Access书籍和培训中普遍存在的问题,以案例教学的方式,通过一个简单的小饭馆数据库管理程序的开发过程,介绍如何规范化Access数据、如何设计查询和窗体,以及如何设计Access报表和宏。本书不仅介绍Access的操作,而且详细介绍这些操作背后隐含的Access数据库方面的知识,让大家知其然,而且知其所以然。

  Access作为一款流行的小型数据库软件,相对于其他数据库软件产品,易学易用,最大程度上避免了用户的编程需求,但是有得必有失,Access为了保持其开发的灵活性,在开发过程中会涉及到各种各样的设置选项,介绍Access中每个选项的设置方法和设置效果是庞杂且无趣的,所以,在本书中我们将以一个小饭馆的管理软件为例,从头到尾地介绍整个软件的设计过程。在设计过程中,我们只对案例中用到的设置选项进行详细的介绍,这样可以避免分散我们的思路,减少我们的学习负担。

  本书不是一本大而全的Access书籍,而是一本以案例为导向,帮助读者快速了解Access的能力,初步理解数据库思维,并能在一步步引导下,开发出一个小型数据库管理软件的案例手册。

  因为本书假设读者对Excel已经有了一定程度的了解或使用经验,所以没有像大多数Access书籍那样,开始就引入了大量的数据库专业术语,而是以读者的Excel知识为基础,逐渐过渡到Access的学习之中,让读者感觉到不是在学习一门全新的Access技术,而是在已掌握的Excel技术上的“自然扩展”。尽最大努力减轻读者的学习负担。

  这本书适合那些对Excel比较熟悉,想进一步利用Access知识提升个人和部门生产力的微软Office爱好者,以及那些想进一步利用微软Office技术优化本部门工作效率的职场工作人士阅读。除此之外,对于那些已经读过一些Access“操作手册”,但对Access还没有建立一个整体印象的Access初学者,也非常适用!

  最后,我们打个比方,如果说学习Excel是学习一种”技能”的话, 那么学习Access才是学习一种”技术”。如果你已经掌握了Excel,那么学习一些Access知识会让你的数据分析和处理能力有质的飞越——还在固步于Excel?我们都Access了!

  如果本文激发了你的兴趣,可以继续阅读本人关于Excel和Acces的所有电子书作品:百度阅读搜索_林书明

  日常工作有什么应用?工作累了,直接用Access做个超级播放器,一个屏幕看四个电影,爽得很~不信?上视频:

  以下是原来的回答:

  摘自我的专栏文章《我的Access学习之路》

  (2)数据录入界面友好

  Access还有一个经常被忽略的优势,那就是它的录入功能比较人性化。

  什么叫人性化?我理解就是用正常人的方式来做事,而不是用其他的、非人类的方式来做事,比如说用Excel来录入数据,经常就是这样一个画面:

  为了达到录入信息完整的目的,很多Excel使用者会设定十几个甚至几十个字段,这样做的后果是表格最后的效果肯定是“一字长蛇阵”,得向右拉很久很久才能“走到头”。我见过最多的Excel列数达到了100多列~这岂止是非人性化,简直就是Excel使用方式的泥石流。

  每次我见到这种表,总感觉毛骨悚然。这种“一字长蛇表”,不仅不容易看,也很难纠错。把字体变大吧,往右拉动的时间会更多。

  好在我还掌握了一些Access,不用一直过这种毛骨悚然的日子。Access有很简便的录入方式,可以将几十上百列的字段,用报表的方式排列,填写这些字段的感觉就像在填写一份简历表格。虽然一次录入上百个字段也挺累的,但总比“泥石流”的数据录入方式要好多了。

  如果字段太多,还可以利用Access自带的“选项卡控件”,把一页放不下的字段分成两页、三页,把所有的字段分门别类划成几个大类。既容易看、也容易用。

  试想我们平日里,肯定做过一些注册的活动,比如注册个知乎、注册个豆瓣,都会输入自己的相关个人信息。所以窗体录入的一些元素设计灵感不难得到。

  我现在使用Access的一大便利之处就是输入数据比之前方便多了,也人性化多了。每次维护客户信息,对我来说都变成一项正常工作,而不是面对“泥石流”的痛苦回忆。

  这种通过窗体进行数据维护是Access比较容易实现的功能。

  (3)查询功能友好

  Access 的核心是表,输出端是窗体,而查询居于二者中间,起到了非常强的中间桥梁作用。查询功能是整个Access系统的脊梁骨,是支柱,正因为查询的存在,Access的表这种东西才能灵活多变、为我所用,否则,Access只能是一种更难用的Excel而已。

  在实际的数据管理过程中,经常会需要进行一维表和二维表之间的变换问题。Excel的数据透视表可以完成二维转一维,但不容易完成一维转二维。Access可以在二者之间进行舒服一些的变换,只要使用交叉查询功能就OK了。

  Excel也可以利用函数进行查询,但是会非常复杂,一旦查询条件高于两个,要进行简便一些的查询,接近于不可能。我在这一点上走过不少弯路,后来还试图借助于数据透视表的切片器方式,但也很笨,解决不了多大问题。

  这时Access就可以站出来了,多条件查询是Access这么牛的一大原因。尤其是数据量一旦超过10万条,字段超过5个,查询一次,Excel直接就会挂掉。而在相同条件下,Access查询差不多只需要1秒多钟,系统不会死。

  当然1秒多的查询时间,还是不能让我满意,Access的功能肯定也不如MySQL这些专业数据库更为快捷完善,但它至少给我们的工作提供了一些选择,能解决有无的问题。

  Access还能实现多级联动查询,多少个查询条件都不怕。打个比方,要查询“宋江”这个人,就可以一级一级的设定查询条件:第一个条件可以是“中国”,第二个条件是“宋朝”,第三个条件是“山东省”,第四个条件是“郓城县”,第五个条件是“县一级领导干部”,最后的选择框中有“宋江”的名字。

  多级联动查询我研究过很久,用查询窗体、VB的方式都试验过,但每种方法都有利弊。VB的方法太复杂,语句不容易掌握和维护,查询窗体会导致太多的窗体存在。最好的方法就是将数据表镶嵌窗体中,再用内置查询的方法。这个技术tip我会在以后专门讲。

  190330更新:Access用处之一———向Excel数据透视表里插入新字段

  Access对于表的关联管理是其核心能力之一,也是Excel所不具备的。Excel精于单元格的关联,但是要想在在“sheet”之间产生关联,不是件容易的事情,Access的核心能力这时就能派上用场,提供一个低成本的解决方案。本文试从数据透视表中列的添加对Access这一强大功能进行阐述。

  众所周知,数据透视表是Excel最好用的功能之一,其强大的数据管理能力,几乎是Excel这款产品的Top1形象代言。但数据透视表也有力有不逮的部分,比如数据透视表的字段问题,一张几万行的数据透视表基础表,要向其中增加新字段,会相当的困难,不利用Access的话,插入新字段可不是件容易事。

  举例来说,一张表有一个字段是“省份”,我要根据这个“省份”,再增加一个“区域”字段。如果不用数据透视表,我只能采用极为繁琐的“Ifs”函数,每个省每个省的做一个一大长串公式,然后下拉进行单元格的生成。当然这样做未尝不可。但Access的功能给了数据透视表增加新字段一个新的选择。它可以利用自身就具备的字段和查询功能,轻松实现新字段生成:

  区域 省份

  华北 北京

  华北 河北

  华北 天津

  东北 吉林

  东北 辽宁

  ……

  在原有“省份”的基础上,增加“区域”字段,对于一个几万行的表来说,并没有想象的那么简单。

  第一步:将原来的数据透视表导入Access中,并新建立“省份区域对照表”。把需要关联的字段在表中建立起关系。

  第二步:利用查询将“省份区域对照表”和原有表格进行关联。注意,这里可能会产生问题,对照表中的关联字段需要覆盖原有表中的所有欲关联字段,否则新生成的查询会少行。

  第三步,直接将查询结果生成新表。

  用Access进行数据透视表字段添加,有着很多好处:

  1.简洁明了,不用公式,节省时间。

  2.修改方便,生成快速,节省电脑资源。

  (未完待续)

  之前在一家物流集团工作,接手过几个ACCESS相关的

  其中一个是估算运单毛利率

  分布在56个城市的公司,每家公司都有各自的成本系数

  公司和公司之间有上千条线路,每个线路有各自的成本系数

  每个月有约50万票运单,用一万多台长途车运,要根据折算重量和路线分配长途成本

  等等等等

  最后要估算出每票运单、每家门店、每个一级公司、每个大区的运单毛利率

  用ACCESS做只要设置好sql查询,做好链接表,在数据没有问题的前提下是可以一键生成结果的

  当然,会很卡

  还有,单个access只支持不超过2G的数据,每个月都需要删除历史数据,压缩数据库,很烦人


陈静:Access在日常工作中有什么应用?


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